# travelbuddy

> Software für Gruppenreiseveranstalter – All-in-One Gruppenreisen Software zur volldigitalen Verwaltung von Gruppenreisen.

travelbuddy ist eine webbasierte B2B-Software für Gruppenreisen – speziell für Reiseveranstalter und Anbieter, die Gruppenreisen professionell organisieren. Die Gruppenreisen Software ersetzt manuelle Prozesse (Excel, E-Mail, Papier) durch eine durchgängig digitale Plattform – vom ersten Angebot bis zur Abschlussrechnung.

## Zielgruppe

Reiseveranstalter und -anbieter, die Gruppenreisen (z. B. Schulreisen, Ferienlager, Vereinsreisen, Firmenevents) organisieren und verwalten – darunter Anbieter von Klassenfahrten und Incoming-Reiseveranstalter.

## Kernfunktionen

- **Volldigitale Prozesse**: Digitale Angebote, Buchungen, Anfragen und Buchung von Zusatzleistungen und Transporten – intern und gemeinsam mit den Kunden
- **Kundenportal**: Kunden verwalten ihre Buchungen selbstständig – Teilnehmerlisten, Dokumente und Zahlungsstatus auf einen Blick
- **Buchhaltung anbinden**: Anbindung der Buchhaltung per API oder über einen preferred Partner zur automatischen Rechnungserzeugung inkl. DATEV-Export
- **Transportmanagement**: Bus, Fähre oder Zug – Unterkunft und Transport aus einer Hand anbieten und planen
- **Unterkunftsverwaltung**: Hotels, Jugendherbergen, Ferienparks oder eigene Gruppenhäuser – Zimmer und Apartments mit Bildern, Ausstattung und Preisen anbieten
- **Leistungskatalog**: Catering, Ausflüge, Versicherungen und Sonderleistungen flexibel konfigurieren und Buchungen zuweisen
- **Verfügbarkeiten**: Jederzeit sehen, welche Zimmer, Apartments oder Häuser gebucht und welche noch frei sind – automatisch aus den Buchungsdaten
- **Rechte- und Rollenkonzept**: Eingeschränkte Zugänge für Reiseleitungen, die nur ihre zugewiesenen Reisen sehen

## Plattform: zwei Portale

- **Operations-Portal für die Mitarbeitenden**: Dashboard mit anstehenden Reisen und Reservierungen, Belegungskalender, Buchungen mit Preisen und Kundenaufgaben, Rechnungen (Anzahlungen und Schlussrechnungen mit Status, Fälligkeit und Zahlungen), Unterkünfte (Gruppenhäuser, Bungalowparks, Zeltcamps), Leistungskatalog, Transporte und Kundenverwaltung
- **Kunden-Portal für die Kunden**: Kunden konfigurieren ihr Angebot selbst und sehen den Preis sofort, verwalten ihre Reise und übermitteln oder rufen alle notwendigen Daten ab; auf allen Endgeräten verfügbar und im Corporate Design des Reiseveranstalters anpassbar

Produktvideo (60 Sekunden): [travelbuddy in einer Minute](https://travelbuddy.tech/#video)

## Funktionen im Detail

- **KI-Listenimport (neu, im Kundenportal)**: Lehrkräfte und Gruppenleitungen müssen keine Namen mehr abtippen. Sie laden die Teilnehmendenliste als Foto, Scan, PDF oder Tabelle (XLSX, ODS, CSV) hoch, auch handschriftlich und mehrseitig, am Handy oder am Rechner. Die KI erkennt Namen, Geburtsdaten und Adressen und gleicht sie in 10 bis 30 Sekunden mit der bestehenden Teilnehmendenliste ab: Neue Personen, Ergänzungen vorhandener Personen und mögliche Duplikate sind sofort erkennbar, schwer lesbare oder abweichende Angaben sind markiert. Gespeichert wird erst, wenn die Kontaktperson die ausgewählten Einträge bestätigt. DSGVO-konform: Die Auswertung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren in der EU.
- **Digitale Angebote**: Durch Vorkonfigurationen in wenigen Sekunden erstellt; die Kunden konfigurieren ihr Angebot selbst – Preisrechner, der sich bei jeder Auswahl sofort aktualisiert, Zusatzleistungen und Ausflüge per Klick, Transportoptionen unverbindlich anfragen, Preisstaffeln nach Zeitraum und Gruppengröße, Angebot als PDF und verbindliche Anmeldung der Reise
- **Kundenportal**: Reisevorbereitung als Aufgaben (Kontaktperson vor Ort, Notfallkontakt, An- und Abreisezeiten, Busdaten), Teilnehmendenliste (auch per KI-Listenimport), Reisekalender mit Check-in, Check-out, Transporten und gebuchten Ausflügen, Zusatzleistungen und Transporte anfragen und verbindlich buchen, Rechnungen, Sicherungsschein, Tickets und Reiseunterlagen zum Download
- **Rechnungen & Buchhaltung**: Rechnungspositionen entstehen direkt aus den Buchungspreisen – Anzahlungen prozentual vom Reisepreis oder pro Person mit geplantem Versand und Fälligkeit, Abschlussrechnung als Entwurf aus den aktuellen Buchungspreisen, Stornorechnungen mit Stornogebühren für Unterkunft, Transport und Zusatzleistungen, Zahlungserinnerungen per E-Mail mit Vorschau; Anbindung der Buchhaltung per API oder über einen preferred Partner inkl. DATEV-Export

Details: [Funktionen](https://travelbuddy.tech/funktionen/)

## Zusammenarbeit: keine Software von der Stange

Bewährte Prozesse, passgenau für das jeweilige Unternehmen: travelbuddy ist mehr als ein Standard-SaaS-Produkt. Das Team berät bei der Digitalisierung der Abläufe und bringt die Erfahrung aus vielen Projekten mit.

- **Prozesse verstehen**: Vor dem Start werden die Geschäftsprozesse gemeinsam analysiert und die Einführung sorgfältig vorbereitet, damit travelbuddy vom ersten Tag an zum Alltag passt
- **Bewährte Abläufe**: travelbuddy bildet erprobte digitale Prozesse ab, die sich bei Gruppenreiseveranstaltern bewährt haben
- **Gezielte Erweiterungen**: Für Besonderheiten eines Kunden wird die Software um zusätzliche Funktionen erweitert und in Details angepasst

## Website-Anbindung

Eine Datenbasis für Software und Website: Unterkünfte, Leistungen und Preise, die in travelbuddy gepflegt werden, erscheinen automatisch auf der Website des Reiseveranstalters – Inhalte müssen nicht doppelt gepflegt werden.

- **Inhalte automatisch synchronisiert**: Jede Änderung in travelbuddy ist sofort online
- **Integration in die bestehende Website**: Anbindung über eine Schnittstelle, unabhängig von der eingesetzten Technologie
- **Neue Website aus einer Hand**: Auf Wunsch entwickelt travelbuddy eine neue, moderne Website mit direkter Anbindung; Preis nach Umfang auf Anfrage

Details: [Website-Anbindung](https://travelbuddy.tech/funktionen/#website)

## Sicherheit & Datenschutz

- DSGVO-konform
- Hosting in Deutschland
- Stündliche Backups
- SSL-verschlüsselte Übertragung
- Persönlicher Support

## Preise

Die Jahreslizenz richtet sich nach dem Jahresumsatz – keine Staffelung nach Nutzern, keine versteckten Module:

- unter 600.000 € Jahresumsatz: 6.000 € pauschal pro Jahr (500 € pro Monat)
- 600.000 € bis 1.000.000 €: 1,00 % vom Jahresumsatz
- bis 2.000.000 €: 0,90 %
- bis 3.000.000 €: 0,80 %
- bis 4.000.000 €: 0,70 %
- bis 5.000.000 €: 0,60 %
- ab 5.000.001 €: individuelles Angebot

Website-Anbindung und neue Websites werden individuell nach Umfang angeboten.

In jeder Lizenz enthalten: Operations-Portal und Kundenportal, Kundenportal im eigenen Corporate Design, DSGVO-konform mit Hosting in Deutschland, stündliche Backups, persönlicher Support sowie Weiterentwicklung in Abstimmung mit den Kunden.

Details und Preisrechner: [Preise](https://travelbuddy.tech/preise/)

## Team

Wir sind ein bodenständiges Unternehmen aus Münster und verbinden jahrelange Erfahrung aus der Reisebranche mit tiefem Know-how in modernster Softwareentwicklung.

- **Tristan Zellner** – Gründer & Geschäftsführer, Software Engineer und Digitalisierungsexperte
- **Simon Große Scharmann** – Gründer, Tourismusexperte und Geschäftsführer der HORiZONTE GmbH

Mehr: [Über uns](https://travelbuddy.tech/ueber-uns/)

## Referenzkunden

- **HORiZONTE** – spezialisierter Reiseveranstalter für Gruppenreisen und Ferienlager; nutzt travelbuddy für Unterkünfte, Buchungen und Teilnehmerverwaltung

## Anbieter

Zellner & Große Scharmann eGbR
Graelstraße 25, 48153 Münster
Ansprechpartner: Tristan Zellner (Geschäftsführer)
E-Mail: info@travelbuddy.tech

## Demo anfragen

Interessenten können eine kostenlose, persönliche Online-Demo anfragen:
[Demo anfragen](https://travelbuddy.tech/#kontakt)
Oder direkt per E-Mail: info@travelbuddy.tech